Smlouva o zpracování údajů

Platné od 12. září 2026

Tato Smlouva o zpracování údajů („Smlouva“) je součástí Podmínek služby EUFactura mezi společností Zarnitech Capital SL („Zpracovatel“, „EUFactura“) a organizací využívající Službu („Správce“, „vy“). Odráží článek 28 GDPR a vztahuje se automaticky na každý účet EUFactura, bez samostatně podepsané kopie, tak aby tuto ochranu měl od prvního dne každý zákazník — nejen ten, kdo o ni požádá. Pokud vaše organizace vyžaduje samostatně oboustranně podepsanou verzi (například pro vlastní proces řízení dodavatelů), kontaktujte nás na adrese uvedené v §10 a zajistíme to.

Jedná se o skutečnou, úplnou smlouvu připravenou tak, aby odrážela Službu v podobě, v jaké je dnes vybudována. Nebyla posouzena externím právníkem; před spoléháním se na ni v konkrétní regulační situaci doporučujeme odborné právní posouzení.

1. Předmět a doba trvání

EUFactura zpracovává osobní údaje vaším jménem a podle vašich zdokumentovaných pokynů za účelem poskytování Služby popsané v Podmínkách — konkrétně osobní údaje obsažené v zákaznících, kontaktech, fakturách, nabídkách a opravných daňových dokladech, které v EUFactura vytváříte. Tato Smlouva se vztahuje na dobu, po kterou EUFactura tyto údaje zpracovává vaším jménem, včetně doby uchovávání popsané v §7.

2. Povaha a účel zpracování

Ukládání, vyhledávání, strukturování a přenos (např. e-mailem nebo prostřednictvím zabezpečeného odkazu) osobních údajů popsaných v §3, prováděné automaticky v rámci provozu fakturační a nabídkové funkcionality Služby — nikoli za žádným samostatným účelem samotné EUFactura.

3. Kategorie subjektů údajů a osobních údajů

• Subjekty údajů: vaši zákazníci a jejich kontakty, vaši dodavatelé, pokud je evidujete, a okrajově i vaši vlastní uživatelé v rozsahu, v jakém se jejich jména objevují jako vystavitel dokladu.
• Kategorie údajů: jméno, obchodní nebo osobní adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo (je-li zadáno), daňové identifikační číslo (DIČ) a samotný obsah faktury, nabídky nebo opravného daňového dokladu (položky, částky, poznámky). Úmyslně nezpracováváme žádné zvláštní kategorie údajů podle článku 9 GDPR.

4. Povinnosti EUFactura jako zpracovatele

EUFactura se zavazuje:

• Zpracovávat osobní údaje pouze podle vašich zdokumentovaných pokynů (včetně pokynů stanovených v Podmínkách), pokud právo EU nebo členského státu nevyžaduje jinak; v takovém případě vás před zpracováním informujeme, nebrání-li tomu právní předpisy;
• Zajistit, aby osoby oprávněné zpracovávat údaje byly vázány mlčenlivostí;
• Zavést vhodná technická a organizační opatření podle článku 32 GDPR, včetně kontroly přístupu, izolace nájemců na úrovni řádků v naší databázi a šifrování údajů při přenosu;
• Nezapojit dalšího zpracovatele (dalšího zpracovatele) bez vašeho obecného souhlasu podle §5;
• S ohledem na povahu zpracování vám pomáhat při reakci na žádosti subjektů údajů uplatňujících svá práva podle GDPR;
• Pomáhat vám s plněním vašich povinností podle článků 32-36 GDPR (zabezpečení, oznamování porušení, posouzení vlivu na ochranu osobních údajů), s přihlédnutím k informacím, které máme k dispozici;
• Bez zbytečného odkladu vás informovat poté, co se dozvíme o porušení zabezpečení osobních údajů týkajícím se vašich údajů;
• Podle vaší volby po ukončení poskytování Služby vymazat nebo vrátit veškeré osobní údaje a vymazat existující kopie, s výhradou §7;
• Zpřístupnit informace přiměřeně nezbytné k prokázání souladu s touto Smlouvou a umožnit a přispívat k auditům, včetně kontrol prováděných vámi nebo vámi pověřeným auditorem, na základě přiměřeného předchozího oznámení a s výhradou přiměřených omezení týkajících se důvěrnosti a plánování.

5. Další zpracovatelé

Udělujete EUFactura obecné písemné oprávnění zapojit další zpracovatele uvedené na naší stránce Další zpracovatelé, která je součástí této Smlouvy. Každému dalšímu zpracovateli ukládáme podmínky ochrany osobních údajů, které nejsou méně ochranné než tato Smlouva. Tuto stránku budeme aktualizovat při přidání nebo nahrazení dalšího zpracovatele a u nového dalšího zpracovatele s přístupem k vašim osobním údajům vám poskytneme oznámení nejméně 14 dní předem (e-mailem vlastníkovi vaší organizace nebo oznámením v aplikaci), abyste mohli vznést námitku z přiměřených důvodů ochrany osobních údajů; pokud se nám nepodaří vaši námitku vyřešit, může kterákoli strana toto považovat za podstatné porušení opravňující vás ukončit dotčenou část Služby.

6. Mezinárodní předávání

Pokud další zpracovatel zpracovává osobní údaje mimo EU/EHP, zajistíme, aby se na předávání vztahovalo rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardní smluvní doložky Evropské komise (nebo jiný platný mechanismus předávání podle kapitoly V GDPR), jak je podrobně uvedeno pro jednotlivé poskytovatele na stránce Další zpracovatelé.

7. Výmaz a uchovávání

Při ukončení vašeho účtu vaše údaje po přiměřenou dobu zpřístupníme k exportu a poté je vymažeme, s výjimkou vystavených faktur, opravných daňových dokladů a souvisejících záznamů, které jsme povinni ze zákona uchovávat podle platného obchodního a daňového práva (viz naše Zásady ochrany osobních údajů, §8) — to odráží skutečnost, že vystavené faktury jsou po vystavení stejně tak vašimi vlastními zákonnými účetními záznamy, jako našimi záznamy, které je třeba chránit, a vlastní architektura EUFactura považuje vystavené faktury za neměnné.

8. Vaše povinnosti jako správce

Odpovídáte za správnost osobních údajů, které zadáváte do EUFactura, za existenci právního základu pro jejich zpracování (včetně veškerých údajů o vašich vlastních zákaznících), za vyřizování žádostí subjektů údajů, které obdržíte přímo, a za vlastní soulad s GDPR jako správce těchto údajů.

9. Odpovědnost

Odpovědnost každé strany podle této Smlouvy podléhá omezení odpovědnosti stanovenému v Podmínkách služby.

10. Kontakt

Dotazy týkající se ochrany osobních údajů, oznámení o porušení zabezpečení nebo žádosti související s touto Smlouvou lze zaslat na hello@eufactura.eu.