Umowa powierzenia przetwarzania danych

Obowiązuje od 12 września 2026

Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych („Umowa”) stanowi część Warunków korzystania z usługi EUFactura pomiędzy Zarnitech Capital SL („Podmiot przetwarzający”, „EUFactura”) a organizacją korzystającą z Usługi („Administrator”, „Ty”). Odzwierciedla art. 28 RODO i ma zastosowanie automatycznie do każdego konta EUFactura, bez odrębnie podpisanego egzemplarza, tak aby każdy klient — nie tylko ten, który o to poprosi — miał te zabezpieczenia zapewnione od pierwszego dnia. Jeśli Twoja organizacja wymaga odrębnie kontrasygnowanej wersji (na przykład na potrzeby własnego procesu zarządzania dostawcami), skontaktuj się z nami pod adresem podanym w §10, a my to zorganizujemy.

Jest to rzeczywista, kompletna umowa przygotowana tak, aby odzwierciedlać Usługę w jej dzisiejszym kształcie. Nie została zweryfikowana przez zewnętrznego prawnika; przed powołaniem się na nią w konkretnej sytuacji regulacyjnej zalecamy profesjonalną analizę prawną.

1. Przedmiot i czas trwania

EUFactura przetwarza dane osobowe w Twoim imieniu oraz zgodnie z Twoimi udokumentowanymi poleceniami, w celu świadczenia Usługi opisanej w Warunkach — konkretnie dane osobowe zawarte w klientach, kontaktach, fakturach, ofertach i fakturach korygujących tworzonych przez Ciebie w EUFactura. Niniejsza Umowa obowiązuje tak długo, jak EUFactura przetwarza te dane w Twoim imieniu, w tym w okresie przechowywania opisanym w §7.

2. Charakter i cel przetwarzania

Przechowywanie, wyszukiwanie, strukturyzowanie i przekazywanie (np. e-mailem lub za pośrednictwem bezpiecznego linku) danych osobowych opisanych w §3, realizowane automatycznie w ramach obsługi funkcji fakturowania i ofertowania Usługi — nie dla żadnego niezależnego celu samej EUFactura.

3. Kategorie osób, których dane dotyczą, oraz danych osobowych

• Osoby, których dane dotyczą: Twoi klienci i ich kontakty, Twoi dostawcy, jeśli ich rejestrujesz, oraz — pobocznie — Twoi własni użytkownicy w zakresie, w jakim ich imiona i nazwiska widnieją jako wystawca dokumentu.
• Kategorie danych: imię i nazwisko, adres firmowy lub prywatny, adres e-mail, numer telefonu (jeśli podany), numer identyfikacji podatkowej/VAT oraz sama treść faktury, oferty lub faktury korygującej (pozycje, kwoty, notatki). Nie przetwarzamy celowo żadnych szczególnych kategorii danych w rozumieniu art. 9 RODO.

4. Obowiązki EUFactura jako podmiotu przetwarzającego

EUFactura zobowiązuje się do:

• Przetwarzania danych osobowych wyłącznie zgodnie z Twoimi udokumentowanymi poleceniami (w tym zawartymi w Warunkach), chyba że prawo UE lub państwa członkowskiego wymaga inaczej — w takim przypadku poinformujemy Cię przed przetworzeniem, o ile prawo tego nie zabrania;
• Zapewnienia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych są zobowiązane do zachowania poufności;
• Wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zgodnie z art. 32 RODO, w tym kontroli dostępu, izolacji danych poszczególnych organizacji na poziomie wierszy w naszej bazie danych oraz szyfrowania danych w trakcie przesyłania;
• Niepowierzania przetwarzania innemu podmiotowi przetwarzającemu (dalszemu podmiotowi przetwarzającemu) bez Twojej ogólnej zgody, zgodnie z §5;
• Wspierania Cię, z uwzględnieniem charakteru przetwarzania, w odpowiadaniu na żądania osób, których dane dotyczą, wykonujących swoje prawa wynikające z RODO;
• Wspierania Cię w wypełnianiu obowiązków wynikających z art. 32-36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, oceny skutków dla ochrony danych), z uwzględnieniem dostępnych nam informacji;
• Powiadamiania Cię bez zbędnej zwłoki po powzięciu wiadomości o naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym Twoich danych;
• Usunięcia lub zwrotu, według Twojego wyboru, wszystkich danych osobowych po zakończeniu świadczenia Usługi oraz usunięcia istniejących kopii, z zastrzeżeniem §7;
• Udostępniania informacji zasadnie niezbędnych do wykazania zgodności z niniejszą Umową oraz umożliwiania i wspierania audytów, w tym inspekcji, przeprowadzanych przez Ciebie lub upoważnionego przez Ciebie audytora, z odpowiednim wyprzedzeniem oraz z zastrzeżeniem rozsądnych ograniczeń dotyczących poufności i harmonogramu.

5. Dalsze podmioty przetwarzające

Udzielasz EUFactura ogólnego pisemnego upoważnienia do korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych na naszej stronie Dalsze podmioty przetwarzające, która stanowi część niniejszej Umowy. Nakładamy na każdy dalszy podmiot przetwarzający warunki ochrony danych nie mniej rygorystyczne niż niniejsza Umowa. Będziemy aktualizować tę stronę w przypadku dodania lub zastąpienia dalszego podmiotu przetwarzającego oraz, w przypadku nowego podmiotu z dostępem do Twoich danych osobowych, powiadomimy Cię z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem (e-mailem do właściciela Twojej organizacji lub powiadomieniem w aplikacji), abyś mógł zgłosić sprzeciw z uzasadnionych powodów związanych z ochroną danych; jeśli nie uda nam się rozwiązać Twojego sprzeciwu, każda ze stron może uznać to za istotne naruszenie uprawniające Cię do rozwiązania dotkniętej części Usługi.

6. Międzynarodowe przekazywanie danych

W przypadku gdy dalszy podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe poza UE/EOG, zapewniamy, że przekazanie jest objęte decyzją stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej (lub innym ważnym mechanizmem przekazywania na podstawie rozdziału V RODO), zgodnie ze szczegółami dla każdego dostawcy podanymi na stronie Dalsze podmioty przetwarzające.

7. Usuwanie i przechowywanie

Po rozwiązaniu Twojego konta udostępnimy Twoje dane do eksportu przez rozsądny okres, a następnie je usuniemy, z wyjątkiem wystawionych faktur, faktur korygujących i powiązanych zapisów, które jesteśmy prawnie zobowiązani przechowywać zgodnie z obowiązującym prawem handlowym i podatkowym (patrz nasza Polityka prywatności, §8) — odzwierciedla to fakt, że po wystawieniu zapisy faktur są w takim samym stopniu Twoimi własnymi ustawowymi zapisami księgowymi, jak i naszymi, które należy chronić, a sama architektura EUFactura traktuje wystawione faktury jako niezmienne.

8. Twoje obowiązki jako administratora

Odpowiadasz za dokładność danych osobowych, które wprowadzasz do EUFactura, za posiadanie podstawy prawnej do ich przetwarzania (w tym danych dotyczących Twoich własnych klientów), za odpowiadanie na żądania osób, których dane dotyczą, otrzymywane bezpośrednio przez Ciebie, oraz za własną zgodność z RODO jako administratora tych danych.

9. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność każdej ze stron na podstawie niniejszej Umowy podlega ograniczeniu odpowiedzialności określonemu w Warunkach korzystania z usługi.

10. Kontakt

Pytania dotyczące ochrony danych, zgłoszenia naruszeń lub żądania związane z niniejszą Umową można kierować na adres hello@eufactura.eu.