Auftragsverarbeitungsvereinbarung

Gültig ab 12. September 2026

Diese Auftragsverarbeitungsvereinbarung („AVV“) ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen von EUFactura zwischen Zarnitech Capital SL („Auftragsverarbeiter“, „EUFactura“) und der Organisation, die den Dienst nutzt („Verantwortlicher“, „Sie“). Sie spiegelt Artikel 28 DSGVO wider und gilt automatisch für jedes EUFactura-Konto, ohne gesondert unterzeichnetes Exemplar, damit jeder Kunde — nicht nur wer danach fragt — von Anfang an über diese Schutzmaßnahmen verfügt. Falls Ihre Organisation eine gesondert gegengezeichnete Fassung benötigt (zum Beispiel für Ihren eigenen Lieferantenmanagementprozess), kontaktieren Sie uns unter der in §10 genannten Adresse, und wir kümmern uns darum.

Dies ist eine echte, vollständige Vereinbarung, die den Dienst so abbildet, wie er heute aufgebaut ist. Sie wurde nicht von einem externen Anwalt geprüft; wir empfehlen eine professionelle rechtliche Prüfung, bevor Sie sich im Rahmen einer konkreten regulatorischen Situation darauf verlassen.

1. Gegenstand und Dauer

EUFactura verarbeitet personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag und nach Ihren dokumentierten Weisungen zum Zweck der Bereitstellung des in den Bedingungen beschriebenen Dienstes — insbesondere die personenbezogenen Daten, die in den von Ihnen in EUFactura erstellten Kunden, Kontakten, Rechnungen, Angeboten und Gutschriften enthalten sind. Diese AVV gilt, solange EUFactura diese Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, einschließlich der in §7 beschriebenen Aufbewahrungsfrist.

2. Art und Zweck der Verarbeitung

Speicherung, Abruf, Strukturierung und Übermittlung (z. B. per E-Mail oder über einen sicheren Link) der in §3 beschriebenen personenbezogenen Daten, die automatisch im Rahmen des Betriebs der Rechnungs- und Angebotsfunktionen des Dienstes erfolgen — nicht zu einem eigenständigen Zweck von EUFactura selbst.

3. Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten

• Betroffene Personen: Ihre Kunden und deren Kontakte, Ihre Lieferanten, soweit Sie diese erfassen, und — beiläufig — Ihre eigenen Nutzer, soweit deren Namen als Aussteller eines Dokuments erscheinen.
• Datenkategorien: Name, geschäftliche oder private Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (falls eingegeben), Steuer-/USt-IdNr. sowie der eigentliche Inhalt der Rechnung, des Angebots oder der Gutschrift (Positionen, Beträge, Anmerkungen). Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 DSGVO werden nicht absichtlich verarbeitet.

4. Pflichten von EUFactura als Auftragsverarbeiter

EUFactura wird:

• Personenbezogene Daten nur gemäß Ihren dokumentierten Weisungen verarbeiten (einschließlich der in den Bedingungen festgelegten), es sei denn, EU-Recht oder das Recht eines Mitgliedstaats verlangt anderes; in diesem Fall werden wir Sie vor der Verarbeitung informieren, sofern dies nicht rechtlich untersagt ist;
• Sicherstellen, dass die zur Verarbeitung der Daten befugten Personen einer Vertraulichkeitsverpflichtung unterliegen;
• Geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Artikel 32 DSGVO umsetzen, einschließlich Zugriffskontrollen, Mandantentrennung auf Zeilenebene in unserer Datenbank und Verschlüsselung der Daten während der Übertragung;
• Keinen weiteren Auftragsverarbeiter (Unterauftragsverarbeiter) ohne Ihre allgemeine Genehmigung gemäß §5 hinzuziehen;
• Sie unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung bei der Beantwortung von Anfragen betroffener Personen zur Ausübung ihrer Rechte nach der DSGVO unterstützen;
• Sie bei der Erfüllung Ihrer Pflichten nach den Artikeln 32-36 DSGVO (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen) unter Berücksichtigung der uns verfügbaren Informationen unterstützen;
• Sie unverzüglich benachrichtigen, sobald wir von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten Kenntnis erlangen, die Ihre Daten betrifft;
• Nach Ihrer Wahl alle personenbezogenen Daten nach Beendigung der Erbringung des Dienstes löschen oder zurückgeben und vorhandene Kopien löschen, vorbehaltlich §7;
• Ihnen die zum Nachweis der Einhaltung dieser AVV angemessenerweise erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen und Prüfungen einschließlich Inspektionen durch Sie oder einen von Ihnen beauftragten Prüfer ermöglichen und daran mitwirken, mit angemessener Vorankündigung und vorbehaltlich angemessener Vertraulichkeits- und Terminbeschränkungen.

5. Unterauftragsverarbeiter

Sie erteilen EUFactura die allgemeine schriftliche Genehmigung, die auf unserer Seite Unterauftragsverarbeiter aufgeführten Unterauftragsverarbeiter hinzuzuziehen; diese Seite ist Bestandteil dieser AVV. Wir legen jedem Unterauftragsverarbeiter Datenschutzbedingungen auf, die nicht weniger schützend sind als diese AVV. Wir werden diese Seite aktualisieren, wenn wir einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen oder ersetzen, und Ihnen bei einem neuen Unterauftragsverarbeiter mit Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten mindestens 14 Tage im Voraus Bescheid geben (per E-Mail an den Inhaber Ihrer Organisation oder durch einen In-App-Hinweis), damit Sie aus angemessenen datenschutzrechtlichen Gründen widersprechen können; können wir Ihren Widerspruch nicht klären, kann jede Partei dies als wesentliche Vertragsverletzung behandeln, die Sie zur Kündigung des betroffenen Teils des Dienstes berechtigt.

6. Internationale Datenübermittlungen

Verarbeitet ein Unterauftragsverarbeiter personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR, stellen wir sicher, dass die Übermittlung durch einen Angemessenheitsbeschluss oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (oder einen anderen gültigen Übermittlungsmechanismus nach Kapitel V DSGVO) abgedeckt ist, wie für jeden Anbieter auf der Seite Unterauftragsverarbeiter im Einzelnen dargelegt.

7. Löschung und Aufbewahrung

Bei Beendigung Ihres Kontos stellen wir Ihre Daten für einen angemessenen Zeitraum zum Export bereit und löschen sie anschließend, mit Ausnahme ausgestellter Rechnungen, Gutschriften und zugehöriger Aufzeichnungen, die wir nach geltendem Handels- und Steuerrecht gesetzlich aufbewahren müssen (siehe unsere Datenschutzerklärung, §8) — dies spiegelt wider, dass ausgestellte Rechnungsdaten ebenso Ihre eigenen gesetzlichen Buchhaltungsunterlagen sind wie unsere zu schützenden Unterlagen, und die eigene Architektur von EUFactura behandelt ausgestellte Rechnungen als unveränderlich.

8. Ihre Pflichten als Verantwortlicher

Sie sind verantwortlich für die Richtigkeit der personenbezogenen Daten, die Sie in EUFactura eingeben, für das Vorliegen einer Rechtsgrundlage für deren Verarbeitung (einschließlich Daten über Ihre eigenen Kunden), für die Beantwortung von Anfragen betroffener Personen, die Sie direkt erhalten, und für Ihre eigene Einhaltung der DSGVO als Verantwortlicher für diese Daten.

9. Haftung

Die Haftung jeder Partei nach dieser AVV unterliegt der in den Nutzungsbedingungen festgelegten Haftungsbeschränkung.

10. Kontakt

Fragen zum Datenschutz, Meldungen von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten oder Anfragen zu dieser AVV können an hello@eufactura.eu gesendet werden.