Requisitos de la factura con IVA en la UE: qué debe contener toda factura

Una factura con IVA es un documento legal antes que una petición de dinero. La Directiva del IVA fija un contenido mínimo que aplican todos los Estados miembros, y la ley nacional añade detalle encima. Esta página enumera la base común de la UE, artículo por artículo, y señala dónde difieren los países.

El contenido obligatorio (artículo 226)

El artículo 226 de la Directiva 2006/112/CE enumera lo que debe mostrar una factura completa. Los Estados miembros no pueden exigir, a efectos del IVA, más de lo que la Directiva permite, y por eso la lista siguiente es la misma en Madrid, Berlín y Varsovia.

1. La fecha de expedición.
2. Un número secuencial, basado en una o varias series, que identifique la factura de forma única.
3. El NIF-IVA del proveedor.
4. El NIF-IVA del cliente, cuando el cliente es el deudor del IVA (inversión del sujeto pasivo) o recibe una entrega intracomunitaria de bienes.
5. El nombre completo y la dirección del proveedor y del cliente.
6. La cantidad y la naturaleza de los bienes entregados, o el alcance y la naturaleza de los servicios prestados.
7. La fecha en que se realizó o concluyó la entrega o la prestación, o en que se hizo un pago a cuenta, si es distinta de la fecha de expedición.
8. La base imponible por tipo o exención, el precio unitario sin IVA y cualquier descuento o rebaja no incluido en el precio unitario.
9. El tipo de IVA aplicado.
10. La cuota de IVA a pagar, salvo cuando un régimen especial la excluya.
11. Si se aplica una exención: una referencia a la disposición aplicable de la Directiva, a la disposición nacional o cualquier otra referencia que indique que la operación está exenta (punto 11).
12. Si el cliente es el deudor del IVA: la mención «Inversión del sujeto pasivo» (punto 11 bis).
13. Si es el cliente quien expide la factura: la mención «Facturación por el destinatario» (punto 10 bis). Si se aplica el régimen del criterio de caja: «Régimen especial del criterio de caja» (punto 7 bis). Los regímenes del margen llevan sus propias menciones (puntos 13 y 14).
14. Si es deudor un representante fiscal: el NIF-IVA, el nombre y la dirección de ese representante.

Las menciones prescritas no son texto libre. La Directiva las da en todos los idiomas oficiales y los tribunales han tratado la mención de inversión del sujeto pasivo como no sustituible: la factura debe llevar la mención misma, en la versión lingüística utilizada.

Facturas simplificadas

Los artículos 220 bis y 226 ter permiten una factura simplificada para importes pequeños (100 euros según el umbral de la propia Directiva, que los Estados miembros pueden adaptar) y para los documentos que modifican una factura anterior. Una factura simplificada sigue necesitando la fecha, la identidad del proveedor, la naturaleza de los bienes o servicios, la cuota de IVA o los datos para calcularla y, en un documento rectificativo, una referencia al original. España, por ejemplo, permite la factura simplificada hasta 400 euros con carácter general y hasta 3.000 euros en determinadas actividades minoristas.

Moneda e idioma

Una factura puede expedirse en cualquier moneda, pero la cuota de IVA debe expresarse en la moneda nacional del Estado miembro donde se realiza la operación (artículo 230). Puede expedirse en cualquier idioma; un Estado miembro puede exigir, a efectos de control, la traducción de las facturas correspondientes a operaciones realizadas en su territorio (artículo 248 bis).

Facturas electrónicas y conservación

Un PDF enviado por correo electrónico es una factura electrónica en el sentido de la Directiva (artículo 217) y el destinatario debe aceptarla (artículo 232). Sea cual sea la forma, la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad deben garantizarse desde la expedición hasta el final del periodo de conservación (artículo 233), y las facturas deben conservarse durante el plazo que fije cada Estado miembro (artículos 244 a 247); la legislación mercantil española exige seis años, por ejemplo.

Dónde están los errores habituales

• Una factura con inversión del sujeto pasivo que sigue mostrando un tipo de IVA del 0 % en lugar de ningún tipo y la mención.
• Un NIF-IVA del cliente que nunca se comprobó en VIES, lo que convierte silenciosamente una operación B2B intracomunitaria en una operación interior sujeta.
• Saltos o duplicados en la numeración, o una nota de crédito emitida en la serie de facturas.
• La fecha de la operación omitida cuando es distinta de la fecha de expedición.
• La mención escrita en un idioma distinto del documento.

Cómo lo aplica EUFactura

Cada factura pasa una comprobación básica frente a esta lista antes de poder emitirse: identidades y direcciones, numeración secuencial, líneas completas, el NIF-IVA cuando el tratamiento lo exige y la mención obligatoria cuando una regla la prescribe, en el idioma del documento y con la redacción que da la Directiva. El comprobador de facturas gratuito ejecuta la misma comprobación sobre una factura que ya tengas.