Numeración de facturas en la UE: secuencias, series y saltos

El artículo 226, punto 2, de la Directiva del IVA pide una sola cosa al número de factura: que sea secuencial, basado en una o varias series, y que identifique la factura de forma única. Todo lo demás, prefijos, reinicio anual, cuántas series llevas, es una elección, siempre que el resultado sea una secuencia que un inspector pueda seguir sin saltos que no puedas explicar.

Secuencial, único, dentro de una serie

Una serie es cualquier sucesión de números con su propio contador: 2026-0001, 2026-0002 o INV-000123, INV-000124. Puedes llevar varias series en paralelo, una por empresa, por establecimiento, por tipo de documento o por año, pero dentro de una serie los números deben seguirse. Reutilizar un número, o numerar fuera del orden cronológico dentro de una serie, es el error que los inspectores buscan primero.

Cuándo necesitas más de una serie

• Notas de crédito y facturas rectificativas: mantenlas fuera de la secuencia de facturas, en su propia serie. España exige una serie específica para las facturas rectificativas.
• Varios establecimientos o sistemas de facturación que emiten en paralelo, para que dos sistemas nunca compitan por el mismo número.
• Facturas expedidas por el destinatario en tu nombre, que deben distinguirse de las tuyas.
• Un año nuevo, si prefieres contadores que se reinician: 2027-0001 después de 2026-0412 es una serie nueva, no un salto.

Saltos

Un salto no es ilegal en sí mismo, pero tiene que poder explicarse: un borrador anulado que nunca llegó a ser factura no es un salto, porque un número solo se consume cuando la factura se emite de verdad. El diseño seguro es asignar el número en el momento de la emisión, de forma atómica, para que los borradores nunca retengan números y dos facturas nunca puedan recibir el mismo.

Cambiar de programa o importar el histórico

Cuando cambias de herramienta a mitad de año, continúa la serie que venías usando: si la última factura fue la C010, la siguiente debe ser la C011. Importar las facturas históricas con sus números originales y dejar que el nuevo sistema adopte el patrón y continúe el recuento mantiene una única secuencia sin interrupciones en tus registros.

Cómo lo hace EUFactura

Los números se asignan dentro de la transacción de emisión, nunca a los borradores, a partir de una serie que configuras por empresa: prefijo, separador, relleno y si el contador se reinicia cada año. Las facturas importadas conservan sus propios números y la serie continúa a partir del más alto; las notas de crédito tienen su propia serie.