Cómo validar un NIF-IVA de la UE en VIES y por qué importa el resultado

VIES, el sistema de intercambio de información sobre el IVA, es el servicio de la Comisión Europea para confirmar que un número de identificación a efectos del IVA está registrado para operaciones intracomunitarias en un Estado miembro. Es gratuito, es la comprobación que las administraciones tributarias esperan que hayas hecho y, desde 2020, es más que una buena práctica: en el caso de los bienes, un número válido es una condición legal de la exención.

Cómo es un NIF-IVA

Un número de identificación a efectos del IVA en la UE es un prefijo de país de dos letras seguido de hasta doce caracteres cuya estructura fija cada país: ESB12345678 en España, DE123456789 en Alemania, FR12345678901 en Francia, NL123456789B01 en los Países Bajos, IE1234567FA en Irlanda. Grecia usa el prefijo EL e Irlanda del Norte usa XI para los bienes bajo el Marco de Windsor.

Qué te dice VIES

VIES pregunta a la propia base de datos del Estado miembro si el número está registrado actualmente para el comercio intracomunitario y devuelve «válido» o «no válido», en la mayoría de los países con el nombre y la dirección registrados. No te dice si la empresa existe, si es la misma con la que tratas ni si el número era válido el mes pasado; responde para el momento en que preguntaste. Algunos Estados miembros registran a las empresas solo a efectos del IVA interior, así que una empresa real puede tener un número fiscal nacional que VIES declare no válido.

Por qué el resultado decide el tratamiento del IVA

• Entregas intracomunitarias de bienes: desde el 1 de enero de 2020, el NIF-IVA válido del cliente, comunicado a ti, es una condición material de la exención (artículo 138, apartado 1, letra b, de la Directiva del IVA, modificado por las «soluciones rápidas»). Sin número válido, no hay exención.
• Servicios B2B transfronterizos: la inversión del sujeto pasivo (artículos 44 y 196) presupone un cliente sujeto pasivo. En la práctica, el NIF-IVA es la forma de demostrarlo; sin él, debes tratar al cliente como consumidor y repercutir tu propio IVA.
• Estados recapitulativos: el número que validaste es el que declaras en el modelo 349, y las discrepancias ahí son lo que desencadena requerimientos.

Conserva la prueba

VIES puede emitir un número de consulta si facilitas tu propio NIF-IVA con la petición. Guárdalo, o al menos la fecha y el resultado, en la ficha del cliente. Cuando más tarde se descubre que un número no era válido, el registro de una comprobación hecha de buena fe en su momento es lo que te protege.

Cuando el número no es válido o VIES no está disponible

• No válido: pide al cliente que confirme el número y, si realmente no está registrado para el comercio intracomunitario, factura con el IVA de tu país.
• No disponible: los sistemas nacionales se desconectan por mantenimiento. Vuelve a intentarlo más tarde; no trates una caída como un resultado válido. Retén la factura o emítela con IVA y corrígela con una nota de crédito cuando el número se confirme.
• Válido pero con otro nombre: verifícalo con el cliente; el número puede pertenecer a otra entidad del mismo grupo.

Cómo lo hace EUFactura

El NIF-IVA de un cliente se comprueba en VIES al guardar el cliente y de nuevo a petición, y el resultado y la hora se guardan en su ficha. El motor de decisión del IVA solo aplica la inversión del sujeto pasivo o la exención intracomunitaria cuando el resultado guardado es «válido»; en caso contrario, la factura se marca para revisión con el motivo.